Iedereen zal moeten wennen aan de nieuwe 1,5 meter samenleving. Zeker nu we langzaam aan weer naar kantoor gaan. Adviesgesprekken kunnen op afstand gevoerd worden, maar waar moet een assurantiekantoor allemaal rekening mee houden?
Mensen gaan toch weer vaker naar kantoor. En dat betekent toch dat bureaus anders neergezet moeten worden. Als er geen ruimte gecreëerd kan worden tussen de bureaus moeten er schermen van plexiglas geplaatst worden. Zo is de mogelijkheid er om de collega’s en klanten te zien terwijl er nog steeds afstand gehouden kan worden.
AMweb zocht contact met een paar assurantiekantoren en merkte dat corona niet voor grote aanpassingen zorgt. Bij All for Finance in Amstelveen is er veel werkruimte op kantoor. Het aantal werkplekken is gehalveerd, 60 procent van de medewerkers werkt op kantoor en de rest thuis. De bureaus zijn minimaal anderhalve meter uit elkaar geschoven. Spreekkamers zijn omgebouwd tot werkplekken en in de grote ruimte op de begane grond is er ook plek voor werknemers. Op dit moment zijn er vijf á zes werknemers op de vloer, en de andere vier werken vanuit huis. Dit wordt zo nu en dan afgewisseld zodat iedereen een paar dagen thuis en een paar dagen op kantoor werkt.
Bij Peer Verzekeringskantoor in Duiven is het iets anders. De eigenaar, Hans Peer, heeft twee dames als personeelsleden die beiden thuis werken. Peer zit nu alleen op kantoor. Hij heeft een grote lange tafel waaraan hij kan werken waardoor anderhalve meter afstand houden geen probleem moet zijn. “Ik denk niet dat wij echte aanpassingen hoeven te doen om de anderhalve meter te handhaven. Als ik iemand op kantoor ontvang kunnen wij aan de lange tafel zitten waar de afstand verder geen probleem is. Er is wel wat meer handgel en de handdoekjes worden eenmalig gebruikt.”
Voor alle kantoren geldt: de ruimte tussen medewerkers moet groter. Daarbij horen bredere paden die tussen de kamers en werkplekken doorlopen. Het probleem is dat er niet in elk kantoor voldoende ruimte is om paden van twee of meer meter breed te maken. Eenrichtingsverkeer kan hiervoor de oplossing zijn. Dit kan aangegeven worden met stickers op de vloeren.
Het is wel belangrijk om niet te veel geheugensteuntjes in het kantoor te plaatsen, zo menen deskundigen. Bij te veel waarschuwingen kunnen mensen een onveilig gevoel krijg en kan dit voor stress en een gebrek aan overzicht zorgen. Duidelijkheid is belangrijk, maar zorg dat er een balans is, zo luidt de aanbeveling.
“Als ik iemand op kantoor ontvang kunnen wij aan de lange tafel zitten waar de afstand verder geen probleem is. Er is wel wat meer handgel en de handdoekjes worden eenmalig gebruikt”- Hans Peer
Thuiswerken is haalbaar gebleken
Thuiswerken is haalbaar gebleken, maar het is ook duidelijk dat mensen behoefte hebben aan sociaal contact en een kopje koffie en een praatje bij het koffiezetapparaat met de collega’s. In de toekomst zal men zoeken naar een nieuw evenwicht tussen thuis en op kantoor werken. De shifts kunnen afgewisseld worden tussen thuis en kantoor. Het is ook mogelijk dat een werknemer de ene dag korter en de volgende dag langer werkt.
Het is vrijwel onvermijdelijk dat de kantoren anders gevuld zullen zijn dan eerst. De werkvloeren moeten op andere manieren ingericht worden om zo de 1,5 meter te handhaven. Hoe de kantoren er in de toekomst echt uit zullen zien is nog niet helemaal duidelijk. Maar een aantal maatregelen kunnen al genomen worden.
De plek waar het lastig blijft om anderhalve meter afstand te houden is de koffieautomaat. Bij verzekeringskantoor All For Finance zijn er maatregelen genomen om een opeenhoping van mensen bij de koffieautomaat te voorkomen. Werknemers pakken zelf hun koffie en lunch en eten deze aan hun eigen bureau op. Het voordeel voor All for Finance is dat het een groter kantoor heeft waardoor er voldoende ruimte is om afstand te houden. Tegen grote problemen zijn ze niet aangelopen, het is vooral wennen, zegt men daar.
Adfiz geeft advies
Adfiz heeft op zijn website een aantal tips gegeven om de 1,5 meter te handhaven. Er is een handreiking voor financieel adviseurs gemaakt die gebaseerd is op het basisprotocol zakelijke dienstverlening dat VNO-NCW en MKB-Nederland hebben gemaakt. Tevens is dit protocol afgestemd op de adviezen van het RIVM en EZK. In deze handreiking worden regels beschreven die toepassing hebben op de ondernemer, werknemers en de klanten.
Voorlopig geldt overigens nog altijd de Thuiswerken, tenzij-regel, totdat het kabinet anders besluit.
Joerie van Looij, woordvoerder van Adfiz vertelt dat er nog weinig aanpassingen op zijn kantoor zijn gedaan. “Veruit het grootste deel van de werknemers werkt nog vanuit huis. De afgelopen tijd heeft iedereen full-time thuis gewerkt. Wij hebben nogal een grote open werkvloer, en zolang wij niet met zijn allen naar kantoor komen is het geen enkel probleem om hier de 1,5 meter te handhaven. Het gebruik van het keukentje en toiletten is soms lastig, maar looproutes kunnen hier hulp bieden. Het heeft wel allemaal aandacht nodig.” Een beeld van hoe het bij zijn achterban er nu aan toe gaat heeft van Looij niet. Maar de ondersteuning die geboden wordt en het document dat kantoren kunnen gebruiken zijn beschikbaar via de website, zegt hij.
Handreiking Financieel Advies
Voor de ondernemers:
- Hygiëneregels hangen op een zichtbare plek in het bedrijf.
- Regels voor klanten staan op de website (pop-up en/of homepage).
- Werkzaamheden waarvan de aard van het werk het toelaat, worden vanuit huis gedaan.
- Voor zover thuiswerken niet mogelijk is, zorg dat iedereen 1,5 meter afstand tot elkaar kan houden, zorg dat stoelen en werkplekken op anderhalve meter van elkaar verwijderd zijn, zorg voor ruime looplijnen, maak duidelijke afspraken over (beperkt) gebruik van gezamenlijke ruimtes en faciliteiten (entree, lunchruimte, reproruimte, lift etc).
- Beperk fysieke nabijheid van medewerkers, vergader zoveel mogelijk digitaal, organiseer geen fysieke personeelsbijeenkomsten, beperk bezoek tussen verschillende afdelingen en lunch apart, in kleinere groepen na elkaar of op werkplek.
- Deel zo min mogelijk zaken, zorg voor vaste werkplekken en spreek af dat werkbenodigdheden zoals pennen, papier, nietmachines en oplaadkabels niet gedeeld worden.
- Zorg voor maximale hygiëne, zeep, desinfecterende middelen en wijs aanwezigen op het belang van handen wassen (bijv. ook regels ophangen in toilet). Maak regelmatig schoon en zorg voor goede ventilatie.
- Werk met klanten zoveel mogelijk digitaal op afstand, beperk fysieke afspraken tot het noodzakelijke.
- Werk zoveel mogelijk op afspraak, zodat de klantcontacten gedoseerd kunnen worden en verspreid over de dag.
- Maak afspraken met klanten over het maximaal aantal personen dat naar de afspraak komt (afgestemd op naleving van de 1,5 meter afstand).
- Neem vooraf een intake af met de klant, waarin gezondheidsregels worden besproken. Voeg de spelregels bij de afspraakbevestiging.
- Beperk bezoek aan de klant, risico-inspectie of schade-inspectie tot het noodzakelijke.
- Maak ook bij klantbezoek vooraf goede afspraken om het aantal aanwezigen tot het minimum te beperken (afgestemd op naleving van de 1,5 meter afstand).
- Als er updates komen op deze afspraken worden die zo snel mogelijk gecommuniceerd.
Voor medewerkers:
- Werkzaamheden waarvan de aard van het werk het toelaat, worden vanuit huis gedaan.
- Houd 1,5 meter afstand.
- Reizen doe je zoveel mogelijk alleen en met eigen vervoer
- Moet je op kantoor zijn, dan heb je een eigen vaste werkplek
- Je deelt spullen niet met anderen (zoals bijv pennen, papier, oplaadkabels, nietmachines)
- Ga niet (onnodig) bij andere teams/afdelingen langs, maar doe zoveel mogelijk per mail, telefoon etc.
- Klantcontact doe je waar mogelijk op afstand. Fysiek bezoek doen we op afspraak, met zo min mogelijk personen. Klanten informeren we vooraf over onze spelregels.
- Was vaak je handen, in ieder geval voor en na het eten en na toiletbezoek
- Schud geen handen.
- Hoes en nies in je elleboog en gebruik papieren zakdoekjes.
- Blijf thuis als je een van de volgende klachten hebt: neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn, lichte hoest, verhoging (tot 38 °C).
- Blijf thuis als iemand in jouw huis koorts heeft (vanaf de 38 °C) en/of benauwdheidsklachten.
Voor de klanten:
- Houd 1,5 meter afstand.
- Schud geen handen.
- Handel zaken indien mogelijk digitaal of telefonisch af.
- Maak eerst een afspraak voordat je langskomt. Kom niet te vroeg en ga direct na de afspraak weer weg.
- Kom zo mogelijk alleen.
- Blijf thuis als je een van de volgende klachten hebt: neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn, lichte hoest, verhoging (tot 38 °C).
- Blijf thuis als iemand in jouw huis koorts heeft (vanaf de 38 °C) en/of benauwdheidsklachten.
- Ga voorafgaand aan de afspraak thuis naar het toilet
- Was voorafgaand aan de afspraak je handen met zeep, minimaal 20 seconden
- Volg altijd de aanwijzingen van het personeel.