Waar januari voor veel mensen voelt als een frisse start, betekent het voor administratiekantoren vooral een enorme toename aan werk. Ook bij administratiekantoor Gouda is het in de eerste weken van het jaar aanpoten. Administratief medewerker Lenny Kroon ziet ieder jaar opnieuw hoe klanten massaal aankloppen met vragen over belastingen, jaarafsluitingen en vergeten administratie. In dit interview legt zij uit waarom januari zo’n piekmaand is, wat klanten vaak onderschatten en hoe het kantoor met deze drukte omgaat.

Waarom is januari ieder jaar opnieuw zo’n extreem drukke maand bij jullie?
‘Januari is eigenlijk het moment waarop alles samenkomt,’ legt Kroon uit. ‘Het vorige jaar moet worden afgesloten en tegelijkertijd begint er een nieuw boekjaar. Ondernemers moeten hun btw-aangifte over het vierde kwartaal regelen, jaarcijfers aanleveren en vooruitkijken naar wat ze fiscaal kunnen verwachten. Voor particulieren geldt iets soortgelijks: die willen weten waar ze financieel staan voordat de belastingaangifteperiode begint. Al die vragen en verplichtingen komen in een korte tijd binnen.’

Wat voor soort klanten melden zich vooral in januari?
‘Dat is een hele mix,’ zegt ze. ‘We hebben vaste klanten die we het hele jaar door spreken, maar in januari melden zich ook mensen die we maanden niet hebben gehoord. Soms zijn dat ondernemers die hun administratie hebben laten liggen en nu ineens beseffen dat er deadlines aankomen. Daarnaast zijn er particulieren die hulp nodig hebben bij hun belastingzaken. Je merkt dat het gevoel van urgentie bij iedereen tegelijk ontstaat.’

Waar komen die vragen dan precies vandaan?
‘Veel vragen gaan over belastingen en deadlines,’ vertelt Kroon. ‘Klanten willen weten of alles compleet is, of ze niets zijn vergeten en wat de gevolgen zijn als iets te laat wordt aangeleverd. Soms komt iemand er in januari achter dat er nog facturen missen of dat er een heel kwartaal niet goed is verwerkt. Dat betekent voor ons dat we terug moeten in de tijd en alles zorgvuldig moeten nalopen.’

Waarom wachten zoveel mensen tot januari met het regelen van hun administratie?
Volgens Kroon is het vooral menselijk gedrag. ‘Administratie is voor de meeste mensen niet leuk. Het is iets wat je makkelijk uitstelt, omdat het niet direct problemen oplevert. In december zijn mensen bezig met feestdagen en afsluiten van het jaar, en in januari komt ineens het besef: dit moet nu echt gebeuren. Het nieuwe jaar voelt als een logisch moment om opnieuw te beginnen, ook al betekent dat extra stress.’

Hoe merk je op de werkvloer dat het januari is?
‘Dat merk je meteen,’ zegt ze. ‘De telefoon staat nauwelijks stil, inboxen lopen vol en agenda’s raken snel volgepland. Soms hebben klanten zelf al stress en die voel je dan ook. Het is aan ons om rustig te blijven en overzicht te creëren. Dat is een belangrijk deel van ons werk in deze periode.’

Bereiden jullie je hier als kantoor bewust op voor?
‘Zeker,’ vertelt Kroon. ‘We weten dat januari eraan komt, dus we proberen ons daar in de maanden ervoor al op voor te bereiden. We vragen klanten om hun administratie eerder aan te leveren en zorgen intern dat dossiers zo actueel mogelijk zijn. Toch kun je nooit alles plannen. Er zijn altijd mensen die zich pas op het laatste moment melden, en daar moet je flexibel mee omgaan.’

Verandert de manier waarop jullie werken door die drukte?
‘De werkdruk ligt hoger, dat is niet te ontkennen,’ zegt Kroon. ‘Maar de kwaliteit van het werk mag daar nooit onder lijden. Juist in januari is het belangrijk om extra zorgvuldig te zijn, omdat fouten grote gevolgen kunnen hebben. Dat betekent soms langere dagen en duidelijke prioriteiten stellen, maar liever dat dan slordig werk afleveren.’

Wat zouden klanten zelf kunnen doen om januari minder hectisch te maken?
‘Het grootste verschil zit in spreiding,’ legt ze uit. ‘Als mensen hun administratie gedurende het jaar bijhouden en regelmatig aanleveren, scheelt dat enorm. Dan wordt januari een moment van afronden in plaats van een grote inhaalslag. We merken ook dat klanten die dat doen, veel minder stress ervaren.’

Zie je daarin al verandering bij klanten?
‘Langzaam wel,’ zegt Kroon. ‘Steeds meer mensen werken digitaal en leveren tussendoor hun gegevens aan. Dat helpt enorm. Toch blijft januari voor veel mensen hét moment waarop alles samenkomt. Dat lijkt bijna een vast patroon.’

Tot slot: denk je dat januari ooit een rustige maand wordt voor administratiekantoren?
Ze lacht. ‘Ik denk het eerlijk gezegd niet. Het nieuwe jaar voelt voor veel mensen als een nieuw begin, en daar hoort blijkbaar ook administratieve stress bij. Maar als wij die stress een beetje kunnen wegnemen, is januari ondanks alles toch een waardevolle maand.’