In een jaarlijks rapport levert organisatie Veilig Thuis de cijfers die ze verzamelen met hun werkzaamheden. Dit is data over bijvoorbeeld de hoeveelheid en de aard van meldingen, aangemaakte dossiers en gegeven adviezen. Wat de afgelopen jaren deed opvallen was een plotselinge piek in het aantal gegeven adviezen in Hilversum. Deze uitschieter blijkt veroorzaakt te zijn door een achterstand ontstaan door het nieuwe registratiesysteem. 

De uitschieter was gigantisch vergeleken met voorgaande jaren: tussen 2022 en 2023 verdubbelde de adviezen van 350 in een jaar naar meer dan 700, terwijl het aantal meldingen relatief stabiel bleef.  

“Een advies,” vertelt Emy Dirks, “Is meestal een telefonisch contact met een adviesvrager. Dat kan een professional zijn, maar dat kan ook een betrokkene zijn, die zelf in de situatie van huiselijk geweld zit, of een omstander die zich zorgen over iemand maakt en advies wil.” Dirks is werkzaam bij de GGD als communicatieadviseur en het aanspreekpunt voor vragen over Veilig Thuis Gooi en Vechtstreek. “Het advies gaat dan over hoe ze het beste met hun situatie om kunnen gaan. Vaak gaat dit anoniem: alleen professionals, zoals docenten, zijn verplicht hun gegevens te delen. Het is dus puur en alleen dat advies wat we geven. Er is verder ook geen opvolging.” 

Met een melding gaat dat anders. Dan moeten er gegevens worden vastgelegd om een veiligheidsbeoordeling te doen, zegt Dirks. “Aan de hand van de melding en de veiligheidsbeoordeling bepalen we wat er in die situatie nodig is, dus wat bij Veilig Thuis of eventueel een andere organisatie de volgende stap is.” 

In landelijke cijfers is deze piek niet herkenbaar. Enkel een paar gemeentes, waaronder Hilversum, hadden last van problemen met het nieuwe systeem.  

Nina Hille Ris Lambers-Matitaputtij, al zeventien jaar lang werkzaam en huidig strategisch manager bij Veilig Thuis, heeft de overstap naar het nieuwe systeem meegemaakt. “In 2022 vond de overstap naar het nieuwe registratiesysteem plaats. Bij de overstap zijn een aantal velden gewoon niet goed overgekomen van het oude systeem. Nu zie je in de cijfers van 2022, met name in de eerste helft van het jaar, een dip. Dat moesten we in de rest van het jaar en een deel van 2023 allemaal overzetten. Dat zijn dus gegevens die in het systeem pas laat zijn toegevoegd, maar we eigenlijk al hadden. Dit moet men als een onbetrouwbaar jaar beschouwen.”  

De overstap was organisatorisch vrij problematisch, volgens Lambers-Matitaputtij. “Overstappen op een nieuw systeem heeft altijd enorme impact op een organisatie, met name omdat medewerkers moeten wennen aan een nieuwe werkomgeving. Daarnaast is het een uitdaging om alle oude gegevens uit het voormalige systeem over te krijgen naar het nieuwe systeem.” Het overzetten is dus wel gelukt, maar niet zonder problemen. “Die gegevens zijn allemaal wel over, maar zijn in het nieuwe systeem niet altijd even goed meer te tellen. Er gaat dus beleidsinformatie verloren. Als we dan informatie moeten aanleveren aan het CBS of de gemeente, zitten er soms fouten in de data die we geven. Dat veroorzaakt verwarring.” 

Wel benadrukt Lambers-Matitaputtij dat de missende beleidsinformatie geen gevolgen heeft voor clienten. “Iedereen die in ons systeem stond, is nog steeds goed terug te vinden. De problemen hebben geen interne gevolgen en zijn nu allemaal opgelost. Registraties gaan weer gewoon zoals ze horen.”