Afgelopen maandag werd na negen maanden aan voorbereiding in het Beatrix Theater het Nationaal Wielergala gehouden. Bezoekersstromen, techniek en programma worden tot in detail uitgewerkt. Het resultaat moet een feestelijke en veilige avond zijn waarin alles op rolletjes loopt. 

Eslje van Vuuren: ‘De voorbereiding start al negen maanden voor de show. In die fase leggen we datum, locatie, hoofdsponsor en partners vast, en werken we aan het concept, de programmablokken, zaalindeling en publieksstromen. Tegelijkertijd worden profrenners, teams en exposanten benaderd, en wordt de marketingcampagne opgezet voor zowel zakelijke gasten als het grote publiek.’

De avond zelf bestaat uit drie onderdelen: de awardshow, het galadiner en de live wielertalkshow. ‘Alles verloopt via één centraal draaiboek. Daarin staat de timing, de overgangen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo zorgen we dat de avond soepel verloopt en iedereen weet wat er van hen wordt verwacht,’ legt Van Vuuren uit. 

Veiligheid en gastvrijheid krijgen veel aandacht. ‘Bij de entree en door het gebouw heen staan medewerkers strategisch opgesteld, en de routes voor bezoekers zijn vooraf bepaald. Zo kunnen gasten veilig en vlot van foyer naar de expozaal, het diner en het theater bewegen,’ zegt Van Vuuren. Ook techniek en sfeer worden zorgvuldig voorbereid. Van Vuuren: ‘Licht, geluid, beeldschermen en microfoons zijn onderdeel van een uitgebreid technisch plan. Op de dag zelf vinden doorlopen en soundchecks plaats. Het galadiner wordt feestelijk aangekleed, er is live muziek en een DJ, en tijdens de show kunnen fans elkaar ontmoeten en profrenners zien.’ 

Na afloop verzamelt de organisatie feedback van bezoekers en haar partners
‘Deze evaluatiepunten worden besproken en vertaald naar concrete verbeteracties voor de volgende editie. Zo willen we elk jaar een professionele en onvergetelijke avond neerzetten waarin topsport, muziek en verhalen samenkomen voor alle gasten,’ sluit van Van Vuuren af.